Работа с самозанятыми: риски заказчика
Риски при работе с самозанятыми для заказчика сводятся к трём проверкам. Первая: исполнитель стоит на учёте как плательщик налога на профессиональный доход (НПД) в день выплаты, и его доход за год не перешёл 2,4 млн рублей. Вторая: на каждую оплату есть чек с ИНН заказчика, сформированный не позднее 9-го числа следующего месяца, иначе компания не может учесть расход. Третья: в отношениях нет признаков трудового договора. Если налоговая или суд признают отношения трудовыми, заказчик становится налоговым агентом задним числом: доплачивает НДФЛ 13 %, страховые взносы, пени и штраф 20 % по статье 123 НК РФ, а инспекция труда штрафует компанию по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Бывшие работники в статусе самозанятых отдельно: с выплат бывшему работодателю в течение двух лет НПД не платится вовсе.
Норма. Статья 15 ТК РФ: заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается. Статья 19.1 ТК РФ: неустранимые сомнения толкуются в пользу наличия трудовых отношений. Рабочая рекомендация. Раз в квартал сверяйте каждого самозанятого с десятью признаками ФНС из таблицы ниже. Три и больше совпадений по одному человеку означают, что договор пора пересобрать или перевести исполнителя в штат до того, как вопрос задаст инспектор.
Статус самозанятого проверяют на дату каждой выплаты
Норма. Пункт 8 части 2 статьи 4 Федерального закона № 422-ФЗ: режим не вправе применять лица, чьи доходы в текущем календарном году превысили 2,4 млн рублей. Статус может закончиться посреди года, и заказчику об этом никто не сообщает.
Освобождение от НДФЛ и взносов применимо, если исполнитель в день оплаты состоит на учёте как плательщик НПД и выдал чек. Часть 1 статьи 15 того же закона выводит такие выплаты из-под страховых взносов. Проверить статус самозанятого по ИНН можно в сервисе ФНС npd.nalog.ru/check-status: по разъяснению УФНС, достаточно ввести ИНН и указать дату, на которую нужен статус.
Налоговая проверка самозанятого по ИНН в сервисе ФНС отвечает на один вопрос: стоит ли человек на учёте в выбранный день. Проверка самозанятого на сайте налоговой занимает минуту, и её результат сохраняют к каждой выплате, а не один раз при подписании договора.
Для подтверждения нужны распечатка или снимок ответа сервиса на дату каждой выплаты, справка о постановке на учёт из приложения «Мой налог» при заключении договора и пункт договора об обязанности исполнителя сообщить о снятии с учёта или о превышении лимита в течение одного рабочего дня.
Граница. Справка, полученная при подписании договора, не прикрывает выплаты через полгода. Если человек потерял статус, а оплата ушла без удержания НДФЛ, вопрос к заказчику остаётся: он платил физическому лицу без режима НПД.
Бывший работник в статусе самозанятого: два года без НПД
Норма. Пункт 8 части 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ: не облагаются НПД доходы от услуг и работ по гражданско-правовым договорам, если заказчик — работодатель этого человека или лицо, бывшее его работодателем менее двух лет назад.
Правило применимо, если исполнитель работал в компании по трудовому договору и после увольнения прошло меньше двух лет. Статус самозанятого при этом у человека может быть, и чек он может выдать, но выплата от бывшего работодателя под НПД не попадает. Заказчик по такой выплате — налоговый агент по НДФЛ и плательщик взносов на общих основаниях.
Для контроля нужны список уволенных за последние два года с датами увольнения и сверка его с реестром исполнителей-самозанятых перед подписанием каждого договора. Совпадение по ИНН видно сразу.
Граница. Смена формы договора на то же рабочее место тут ничего не меняет. Уволить сотрудника и на следующий день заключить с ним договор на ту же работу — признак, который ФНС прямо называет в своих критериях.
Без чека расход на самозанятого не учитывается
Норма. Часть 8 статьи 15 закона № 422-ФЗ: организации — плательщики налога на прибыль не учитывают расходы на товары, работы и услуги самозанятых при отсутствии чека, сформированного по статье 14. Часть 10 той же статьи распространяет правило на ИП, которые платят НДФЛ.
Расход учитывается, если чек сформирован в срок и с нужными реквизитами. Часть 3 статьи 14 требует передать чек заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Часть 6 перечисляет реквизиты, среди них ИНН покупателя при расчётах с организациями и предпринимателями.
Для учёта нужны договор, акт с описанием конкретного результата, платёжное поручение и чек из «Мой налог» с ИНН компании, суммой и наименованием услуги, совпадающим с актом. Чек без ИНН заказчика или с суммой, отличной от платёжки, расход не подтверждает.
Граница. Аннулированный чек расход тоже не подтверждает. Бухгалтерия, которая собирает чеки раз в год перед отчётностью, узнаёт о пропавших чеках слишком поздно: исполнитель уже не на связи.
Риски договора с самозанятым: десять признаков подмены по версии ФНС
Норма. УФНС по Ленинградской области опубликовало десять признаков, по которым договор с самозанятым подменяет трудовой. Письмо ФНС от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ описывает признаки трудовых отношений в целом: личное выполнение функции под контролем работодателя, подчинение распорядку, обеспечение условий труда, устойчивый характер отношений.
Признаки применимы, если их несколько сразу. В разъяснении УФНС от 10.11.2025 названы критерии отбора: сотрудничество дольше трёх месяцев с десятью и более самозанятыми, доход исполнителя свыше 20 тысяч рублей ежемесячно, регулярные выплаты один-два раза в месяц, работа наравне со штатными сотрудниками, услуги бывшему работодателю.
| № | Признак по ФНС | Как выглядит договор подряда без подмены |
|---|---|---|
| 1 | дата регистрации самозанятого, дата договора и первого чека совпадают | исполнитель работал с другими заказчиками до вас |
| 2 | массовые договоры с одними и теми же людьми | договор под проект с датой окончания |
| 3 | весь доход исполнителя идёт от одного заказчика | у исполнителя несколько заказчиков |
| 4 | чеки ежемесячно на одинаковые суммы | оплата за результат, суммы зависят от объёма |
| 5 | штат минимален, самозанятых много | самозанятые закрывают разовые задачи вне основной функции |
| 6 | в договоре ежедневные функции | в договоре конкретное задание и результат |
| 7 | график, штрафы за опоздание, почасовой тариф | срок сдачи результата, цена за результат |
| 8 | контроль дисциплины, подчинённость | приёмка результата по акту |
| 9 | инструменты и материалы даёт заказчик | исполнитель работает своими средствами |
| 10 | рабочее место у заказчика без арендной платы | исполнитель работает у себя или на объекте клиента |
Граница. Один признак сам по себе нарушения не доказывает: у дизайнера, который год ведёт соцсети компании, выплаты тоже ежемесячные. Отношения оценивают в совокупности, и решает то, чей контроль над процессом виден по документам и допросам.
Переквалификация договора с самозанятым в трудовой
Норма. Статья 15 ТК РФ запрещает гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения. По статье 19.1 ТК РФ признанные отношения считаются трудовыми со дня фактического допуска к работе, а трудовой договор оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня признания.
Переквалификация применима, если доказан личный труд по определённой функции под контролем заказчика. Инициаторов три: налоговая при выездной налоговой проверке, инспекция труда и сам исполнитель, который после расставания идёт в суд за отпускными. УФНС по Приморскому краю в разъяснении от 13.05.2025 ссылается на письмо ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674 о налоговом контроле по НПД.
Для защиты нужны договор с конкретным заданием и сроком, акты с описанием результата, переписка о приёмке, подтверждение того, что у исполнителя были другие заказчики, и отсутствие пропусков, табелей и графиков на его имя. Исполнителей вызывают на допрос в налоговой, и их ответы о том, кто давал задания и в какое время они работали, весят больше текста договора.
Граница. Часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ штрафует компанию на 50–100 тысяч рублей, должностное лицо на 10–20 тысяч. Повторное нарушение по части 5 стоит компании 100–200 тысяч рублей, а директору грозит дисквалификация от одного года до трёх лет.
Самозанятые: налоговые риски заказчика после переквалификации
Норма. Переквалифицированная выплата становится доходом работника, с которого работодатель как налоговый агент обязан был удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. За неудержание статья 123 НК РФ устанавливает штраф 20 % от суммы, подлежавшей удержанию и перечислению. Сверху начисляют пени за каждый день.
Доначисление применимо, если выплата не попала под НПД по любой из трёх причин: отношения признаны трудовыми, исполнитель на дату выплаты не был самозанятым, заказчик был его работодателем меньше двух лет назад. Во всех трёх случаях заказчик отвечает как агент и плательщик взносов.
Для расчёта рисков нужны реестр выплат самозанятым по месяцам за три года, чеки к каждой выплате, данные о статусе на даты оплаты и список бывших работников. Три года берутся потому, что выездная проверка охватывает три календарных года перед годом решения о её назначении.
| Ситуация | НДФЛ | Страховые взносы | Расход по налогу на прибыль | Штрафы |
|---|---|---|---|---|
| статус на дату выплаты, чек с ИНН, признаков подмены нет | нет | нет | учитывается | нет |
| статус и признаков нет, но чека нет | нет | нет | не учитывается, ч. 8 ст. 15 закона № 422-ФЗ | по налогу на прибыль при занижении базы |
| статуса нет или отношения трудовые | 13 % как налоговый агент | по общему тарифу | учитывается как оплата труда | 20 % по ст. 123 НК, ч. 4 ст. 5.27 КоАП |
Граница. Удержать НДФЛ из уже выплаченных денег нельзя: они у исполнителя. Как налог взыщут с компании и считать ли выплаченную сумму уже «чистой», решают обстоятельства конкретной проверки, поэтому пример ниже считает НДФЛ от выплаченной суммы, без пересчёта «на руки».
Пример пересчёта: десять самозанятых за год
Цифры ниже — пример, собранный из типовых величин, а не чужое дело. Компания на общем режиме держит десять курьеров-самозанятых, каждому платит 60 000 рублей в месяц, выплаты идут дважды в месяц, график и штрафы за опоздание прописаны в договоре. Все десять — признаки 4, 6 и 7 из таблицы. Инспекция признаёт отношения трудовыми за один год. Страховые взносы посчитаны по единому тарифу 30 % в пределах предельной базы (статья 425 НК РФ), пониженные тарифы для малого бизнеса в пример не включены.
| Строка | Расчёт | Сумма |
|---|---|---|
| Выплачено самозанятым за год | 10 × 60 000 × 12 | 7 200 000 ₽ |
| НДФЛ, который надо было удержать | 7 200 000 × 13 % | 936 000 ₽ |
| Страховые взносы | 7 200 000 × 30 % | 2 160 000 ₽ |
| Штраф по статье 123 НК РФ | 936 000 × 20 % | 187 200 ₽ |
| Итого без пеней | 3 283 200 ₽ | |
| Штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП | на компанию, за эпизод | 50 000–100 000 ₽ |
Экономия, ради которой курьеров оформили самозанятыми, в этом примере равна тем же НДФЛ и взносам, 3 096 000 рублей за год. После переквалификации компания платит их всё равно, плюс штрафы и пени, и платит сразу за весь проверяемый период. Если выездная проверка берёт три года с такими же выплатами, доначисление без пеней составляет 9 849 600 рублей.
Таблица решения: риски при работе с самозанятыми и что делать
Таблица рассчитана на ежеквартальную сверку договоров с самозанятыми. Каждая строка отвечает на три вопроса: что обнаружено, что сделать, к какому сроку.
| Если обнаружили | Чем грозит | Что делаете | Срок |
|---|---|---|---|
| исполнитель не на учёте как плательщик НПД на дату выплаты | НДФЛ и взносы с этой выплаты, штраф 20 % | удерживаете НДФЛ с ближайшей выплаты или доплачиваете, прекращаете оплату без проверки статуса | до следующей выплаты |
| исполнитель уволился от вас меньше двух лет назад | выплата не под НПД, заказчик — налоговый агент | оформляете выплаты как по договору с физлицом с НДФЛ и взносами | с первой выплаты |
| чека нет или в нём нет ИНН компании | расход не учитывается | запрашиваете чек у исполнителя, без чека не принимаете следующий акт | до 9-го числа следующего месяца |
| в договоре график, штрафы за опоздание, почасовой тариф | переквалификация, ч. 4 ст. 5.27 КоАП | переписываете договор на задание и результат или переводите в штат | до конца квартала |
| три и больше признака из десяти по одному исполнителю | доначисление за весь период работы | считаете риск по пересчёту выше и решаете: штат или новый договор | до конца квартала |
| пришло требование из налоговой о самозанятых | начало проверки отношений | собираете договоры, акты, чеки и проверки статуса по каждому исполнителю | срок из требования |
Строки про статус и чек проверяются бухгалтерией при каждой оплате. Строки про договор и признаки требуют юриста: переписанный договор при прежнем порядке работы ничего не меняет, инспектор смотрит на то, как люди работают на самом деле.
План на ближайшие 30 дней
- Выгрузите реестр выплат самозанятым за последние три года с разбивкой по людям и месяцам.
- Проверьте статус каждого в сервисе ФНС на даты крупных выплат и сохраните ответы.
- Сверьте реестр со списком уволенных за два года по ИНН и отметьте совпадения.
- Соберите чеки к каждой выплате и выпишите те, где нет ИНН компании или сумма расходится с платёжкой.
- Прогоните каждого исполнителя по десяти признакам из таблицы и отметьте тех, у кого совпало три и больше.
- Посчитайте риск по отмеченным исполнителям тем же способом, что в примере пересчёта.
- Примите решение по каждому отмеченному: новый договор на результат или перевод в штат с даты решения.
Через месяц у собственника есть список исполнителей с риском, сумма возможного доначисления и решение по каждому. Для группы компаний та же сверка показывает, не выглядит ли схема с самозанятыми частью дробления бизнеса.
Проверю договоры, чеки и реестр выплат, отмечу исполнителей с признаками подмены и посчитаю сумму возможного доначисления за три года. Скажу, какие договоры можно пересобрать, а кого безопаснее перевести в штат.
Источники
- Федеральный закон № 422-ФЗ, статьи 4 и 6 — лимит 2,4 млн рублей в год; выплаты работодателю и бывшему работодателю менее двух лет назад не облагаются НПД.
- Федеральный закон № 422-ФЗ, статья 14 — чек не позднее 9-го числа следующего месяца, ИНН покупателя в чеке.
- Федеральный закон № 422-ФЗ, статья 15 — выплаты вне страховых взносов, расходы без чека не учитываются.
- ФНС России: признаки подмены трудового договора договором с самозанятым — десять признаков.
- ФНС России: риски для работодателя при подмене трудовых отношений — критерии отбора: три месяца, десять самозанятых, 20 тысяч рублей в месяц.
- ТК РФ, статья 19.1 — признание отношений трудовыми, сомнения в пользу работника.
- КоАП РФ, статья 5.27 — штрафы за договор, фактически регулирующий трудовые отношения.
